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Legal · Ley 1581 de 2012

Política de privacidad y tratamiento de datos personales

Última actualización:

Esta política explica qué datos personales trata FIISS, para qué los usa, con quién los comparte y cómo puede usted conocerlos, corregirlos o pedir que se eliminen. Aplica al sitio fiiss.com, al CRM de FIISS, a nuestros canales de contacto (WhatsApp, correo y teléfono) y a nuestros productos AgroIA e IronLink.

Se rige por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015). La autoridad de protección de datos personales en Colombia es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

1. Responsable del tratamiento

Razón social
Soft Global Services S.A.S. (marca FIISS)
NIT
901.833.586-7
Domicilio
Ciénaga, Magdalena, Colombia
Correo para datos personales
info@fiiss.com
Teléfono
+57 320 692 5858
Sitio web
www.fiiss.com

2. Qué datos tratamos

Tratamos solo los datos que necesitamos para cada relación. Están agrupados por tipo de persona, por canal y por producto.

Producto: AgroIA (agroia.pro)

Agricultura de precisión para el cultivo de banano. AgroIA trata ubicación, imágenes aéreas y datos de campo:

  • Datos del productor o de la empresa cliente, y la ubicación de la finca con sus lotes y zonas sobre mapa satelital.
  • Lecturas de los sensores de suelo instalados en la finca: humedad, temperatura, pH, conductividad, nitrógeno, fósforo, potasio y batería del nodo.
  • Imágenes aéreas tomadas con dron sobre los lotes, que un modelo de visión computarizada analiza para detectar sigatoka negra y ubicar los focos.
  • Los reportes agronómicos que se generan con esos datos.

Producto: IronLink (ironlink.pro)

Rastreo GPS y control de flotas. IronLink trata la ubicación de los vehículos y, a través de ella, información sobre las personas que los conducen:

  • Posición GPS de cada vehículo, actualizada cada 30 segundos, e historial de rutas.
  • Velocidad, eventos del acelerómetro (frenadas bruscas, impactos y movimiento no autorizado), estado del motor y de la batería, y entradas y salidas de geocercas.
  • Datos de gestión de la flota que registra el cliente: vehículos, conductores, viajes, combustible y mantenimiento.
  • Las cuentas de los usuarios de la plataforma, con sus roles y permisos.

El cliente que contrata IronLink —la empresa dueña de la flota o la persona dueña del vehículo— es el responsable de los datos de sus vehículos y conductores, y le corresponde informar a sus conductores y contar con su autorización. FIISS actúa como encargado: trata esos datos por cuenta del cliente y solo para prestarle el servicio. Los datos comerciales del cliente (contrato, facturación y soporte) los trata FIISS como responsable, según esta política.

Si usted conduce un vehículo con IronLink, dirija sus solicitudes a la empresa para la que conduce. También puede escribirnos a info@fiiss.com y la tramitaremos con esa empresa.

3. Para qué los usamos

  • Gestionar la relación comercial con clientes y prospectos.
  • Cotizar, facturar y cobrar.
  • Contactarle con fines comerciales por WhatsApp, correo electrónico o teléfono.
  • Dar soporte.
  • Operar nuestros productos y prestar los servicios contratados.
  • Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.

Si surge una finalidad nueva, se la informaremos y, cuando la ley lo exija, le pediremos su autorización.

4. WhatsApp

FIISS usa la WhatsApp Business Platform (Cloud API) de Meta para escribir y responder por WhatsApp.

  • El primer mensaje a un contacto nuevo le pide permiso para seguir escribiéndole.
  • Las conversaciones —número, nombre de perfil, mensajes, fecha y hora, y estado de entrega o lectura— se guardan en el CRM de FIISS para dar trazabilidad a la relación comercial.
  • Meta actúa como encargado del tratamiento y procesa estos datos en servidores fuera de Colombia, según sus propias condiciones.
  • Para dejar de recibir mensajes, responda BAJA. Vea Dejar de recibir mensajes.

5. Google Calendar

Los usuarios internos del CRM de FIISS pueden conectar su cuenta de Google para que las citas que agendan en el CRM aparezcan en su Google Calendar.

  • Permiso que se pide: solo el de eventos de Google Calendar (calendar.events).
  • Para qué se usa: únicamente para crear, actualizar y borrar los eventos que el usuario agenda desde el CRM. El CRM no lee, no analiza y no copia los demás eventos de su calendario.
  • Tokens: los tokens de acceso que entrega Google se guardan cifrados.
  • Revocar el acceso: el usuario puede hacerlo cuando quiera, desconectando la integración desde el CRM o desde la configuración de su cuenta de Google (myaccount.google.com/permissions).
  • La información recibida de Google no se envía a proveedores de inteligencia artificial.

El uso y la transferencia a cualquier otra aplicación de la información recibida de las API de Google por parte del CRM de FIISS se ajustan a la Google API Services User Data Policy (Política de Datos de Usuario de los Servicios de API de Google), incluidos sus requisitos de Limited Use (Uso Limitado).

FIISS CRM’s use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

6. Inteligencia artificial

Algunas funciones del CRM de FIISS envían texto a proveedores de inteligencia artificial —Anthropic (Claude), OpenAI, Google u otro servicio compatible, según cómo esté configurada cada función— para proponer borradores, por ejemplo de propuestas comerciales. La IA solo propone: nada se envía ni se guarda sin que una persona de FIISS lo revise y lo confirme.

En AgroIA, la API de Claude (Anthropic) asiste en la redacción de los reportes agronómicos a partir de los datos del suelo y del vuelo.

Estos proveedores procesan la información fuera de Colombia.

7. Encargados y transferencias internacionales

Para operar, FIISS se apoya en proveedores que tratan datos por cuenta nuestra (encargados):

  • Meta Platforms — WhatsApp Business Platform (Cloud API): mensajes de WhatsApp. Fuera de Colombia.
  • Google — Google Calendar, para los usuarios del CRM que lo conectan, y Google Fonts en este sitio. Fuera de Colombia.
  • Proveedores de inteligencia artificial — Anthropic, OpenAI y Google, según la función (vea Inteligencia artificial). Fuera de Colombia.
  • Zoho — correo electrónico de FIISS. Fuera de Colombia.
  • GlitchTip — registro de errores técnicos del CRM, que pueden incluir datos de la operación en curso. Fuera de Colombia.
  • Telegram — avisos internos al equipo de FIISS, por ejemplo sobre cuentas de cobro. Fuera de Colombia.
  • Hosting — el sitio web y el CRM de FIISS corren en servidores propios de FIISS, en Colombia.

Cuando un encargado está fuera de Colombia, se trata de una transmisión o transferencia internacional de datos, que FIISS realiza conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias. También podemos entregar datos a autoridades que los soliciten en ejercicio de sus funciones legales.

8. Sus derechos y cómo ejercerlos

Como titular de los datos, usted tiene derecho a:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
  • Pedir prueba de la autorización que nos dio.
  • Ser informado del uso que le damos a sus datos.
  • Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
  • Revocar la autorización y pedir la supresión de sus datos.
  • Acceder gratis a sus datos.

Cómo hacerlo

Escriba a info@fiiss.com con su nombre, el número o correo sobre el que pregunta y lo que solicita. Podemos pedirle información adicional para verificar que usted es el titular.

  • Consultas (qué datos tenemos y cómo los usamos): respondemos en un máximo de 10 días hábiles. Si no es posible, le explicamos el motivo y le respondemos en máximo 5 días hábiles más.
  • Reclamos (corregir, actualizar o suprimir datos, o un posible incumplimiento): respondemos en un máximo de 15 días hábiles, prorrogables hasta 8 días hábiles más, explicándole el motivo. Si al reclamo le falta información, se la pediremos dentro de los 5 días siguientes; si pasan dos meses sin que la envíe, se entenderá que desistió.

Después de hacer su consulta o reclamo ante FIISS, puede acudir a la SIC (www.sic.gov.co).

9. Eliminación de datos

Para pedir que borremos sus datos, incluidos los de WhatsApp:

  1. Escriba a info@fiiss.com con el asunto «Eliminar mis datos».
  2. Indique el número de teléfono o de WhatsApp, o el correo, cuyos datos quiere eliminar.
  3. Le confirmamos que recibimos la solicitud y verificamos que venga del titular.
  4. Eliminamos sus datos de nuestros sistemas, incluidas las conversaciones de WhatsApp guardadas en el CRM, y se lo confirmamos por escrito dentro de los plazos de ley (15 días hábiles, prorrogables hasta 8 más).

Qué se conserva: solo lo que la ley nos obliga a guardar —por ejemplo, facturas, cuentas de cobro y registros contables y tributarios— y por el tiempo que ella exige. La supresión no procede cuando usted tiene un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. Si además pidió la baja, conservamos solo su número o correo en una lista de exclusión, para no volver a escribirle.

10. Dejar de recibir mensajes

  • Por WhatsApp: responda «BAJA» a nuestro mensaje.
  • Por correo: escriba a info@fiiss.com pidiendo la baja.

La baja es permanente: no volvemos a escribir a ese número.

11. Seguridad, conservación y menores de edad

Seguridad. Aplicamos medidas técnicas y administrativas razonables para proteger los datos, como el acceso restringido por rol y las conexiones cifradas (HTTPS).

Conservación. Guardamos los datos mientras dure la relación comercial o el servicio y, después, solo el tiempo que exijan las normas legales, contables y tributarias.

Menores de edad. Los servicios de FIISS no están dirigidos a menores de edad.

12. Cambios a esta política

Cuando cambiemos esta política, actualizaremos la fecha de «Última actualización» al inicio de esta página. Si el cambio es sustancial —por ejemplo, una finalidad nueva o un encargado nuevo—, además lo avisaremos por los canales de contacto que tengamos con usted antes de aplicarlo.

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